Xobni ist ein Plugin, welches Outlook um viele nützliche Funktionen erweitert. Momentan ist es möglich die Xobni Beta umsonst herunterzuladen. Da auch Invites möglich sind, wird dieser freie Zugang offensichtlich zu einem späteren Zeitpunkt noch geschlossen werden.

Wird in Outlook nach der Installation von Xobni eine Email ausgewählt, bekommt der Benutzer verschiedene Informationen angezeigt.

Zu dem Absender der Email werden allgemeine Informationen angezeigt, wie viele Emails von dem Nutzer empfangen wurden, wie viele gesendet, wann Emails von diesem Nutzer empfangen wurden, etc. Es werden Dateianhänge angezeigt, die mit der Person ausgetauscht wurden, und die Konversationen, die mit der Person geführt wurden.

Wählt man eine Konversation aus, wird diese in Thread-Form dargestellt (ähnlich einem Foren-Thread, oder in einer Newsgroup). Zu dieser Konversation werden die beteiligten Benutzer angezeigt, und auch die Dateien, die als Dateianhang in der Konversation ausgetauscht wurden.

Darüberhinaus werden noch Netzwerke dargestellt, die anzeigen, welche Personen einer anderen bekannt sind. Diese werden anhand der Absender / Empfänger Beziehungen automatisch erstellt.

Nach der Installation indiziert Xobni die vorhandenen Emails, so dass auch Suchfunktionen über Xobni schneller sein sollen, als über die Outlook Suche. Einfache Tests zeigten auf meiner Emailbasis allerdings keine nennenswerten Geschwindigkeitsvorteile.

Ein kleiner Kritikpunkt ist, dass RSS Feeds leider nicht für die Suche indiziert werden; dies wäre zumindest optional eine wünschenswerte Verbesserung. [via lifehacker]

Ein wirklich hervorragendes Programm zum Backup von Emails ist MailStore. Nachdem ich kürzlich (leider erfolglos) versucht hatte Amic Email Backup unter Vista zur Zusammenarbeit mit Outlook 07 zu überreden, ist dieses Programm in Bedienung und Funktionsumfang ein Quantensprung.

MailStore bietet die Möglichkeit Emails aus vielen verschiedenen Quellen zu integrieren und zu einem Backup zusammenzufassen. Mögliche Quellen hierfür sind unter anderem:

• Outlook
• Exchange
• Thunderbird
• Windows Mail
• IMAP / POP3 Postfächer
• …

Gespeichert werden die Emails in einer Datenbank. Dabei lassen sich je nach Wunsch bestimmte Mailordner  aus dem Backup ausschließen. Die Datenbank lässt sich komfortabel als Backup direkt aus dem Programm heraus auf eine CD brennen. Auch ein Export der Emails in die gängigen Mailprogramme wie Outlook ist natürlich möglich.

Wer sein Postfach gerne aufgeräumt hat, kann zusätzlich definieren, dass seine Emails nachdem sie gesichert wurden aus dem Emailprogramm gelöscht werden.

Fazit:

MailStore für Email Backups ist genau das, was ich immer gesucht hatte. Es bietet fast alle Funktionen, die man sich wünschen kann (außer vielleicht automatische inkrementelle Backups), und ist darüberhinaus noch umsonst. Meine Empfehlung, ich habe bisher nie etwas besseres für diesen Bereich gesehen. [via freewaregenius]

Mark Bird hat ein kleines Makro für Outlook geschrieben, dass verhindert, dass man Emails verschickt, die man noch mit einem Anhang versehen wollte. Ich habe das Makro für die deutsche Sprache angepasst, die Funktionsweise ist allerdings noch völlig identisch.

Das Makro prüft, ob in einer Email das Wort Anhang vorkommt. Ist das der Fall, und es wird versucht die Email zu versenden, ohne dass ein Anhang angefügt wird, taucht eine Sicherheitsabfrage auf.

Das Makro zielt natürlich darauf ab, dass man innerhalb der Email auf den Anhang hinweist. (Bspw: “Siehe Anhang”). Benutzt man dafür ein anderes Schlüsselwort als Anhang, so ist die folgende Zeile entsprechend anzupassen:

intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “anhang”)

Insgesamt sieht das ganze Makro dann wie folgt aus:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim m As Variant
Dim strBody As String
Dim intIn As Long
Dim intAttachCount As Integer, intStandardAttachCount As Integer

On Error GoTo handleError

‘Edit the following line if you have a signature on your email that includes images or other files. Make intStandardAttachCount equal the number of files in your signature.
intStandardAttachCount = 0

strBody = LCase(Item.Body)

intIn = InStr(1, strBody, “original message”)

If intIn = 0 Then intIn = Len(strBody)

intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “anhang”)

intAttachCount = Item.Attachments.Count

If intIn > 0 And intAttachCount <= intStandardAttachCount Then

m = MsgBox(”Es scheint, sie wollten einen Anhang hinzufügen,” & vbCrLf & “Ihre Email enthält jedoch keinen Anhang.” & vbCrLf & vbCrLf & “Soll die Email trotzdem versandt werden?”, vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground)

If m = vbNo Then Cancel = True

End If

handleError:

If Err.Number <> 0 Then
MsgBox “Outlook Attachment Reminder Error: ” & Err.Description, vbExclamation, “Interner Fehler innerhalb der Anhangerinnerung.”
End If

End Sub

Um das Makro zu installieren ist zunächst der Visual Basic Editor unter Extras -> Makros -> Visual Basic-Editor zu öffnen.

Dort ist dann unter Microsoft Office Outlook -> ThisOutlookSession doppelt anzuklicken.

Dort fügt man dann obiges Makro ein, und speichert. Eventuell sind noch die Sicherheitseinstellungen für Makros anzupassen. Unter Extras -> Makros -> Sicherheit -> Makrosicherheit muss die Makrosicherheit mindestens auf “Warnungen für alle Markos” gestellt sein, damit das Makro auch ausgeführt wird.

Bei der Verwendung des Makros ist noch zu beachten, dass Outlook Dateien in Signaturen als Attachments wertet. Sollten so also standardmäßig Attachments in den Emails vorkommen, ist die folgende Zeile entsprechend anzupassen, so dass nur auf weitere Anhänge geprüft wird:

intStandardAttachCount = 0

Fazit:

Ein kleines einfaches Makro mit großer Wirking. Vielen Dank an Mark Bird für dieses Stück Usability!