Makro verhindert vergessene Email Anhänge
Mark Bird hat ein kleines Makro für Outlook geschrieben, dass verhindert, dass man Emails verschickt, die man noch mit einem Anhang versehen wollte. Ich habe das Makro für die deutsche Sprache angepasst, die Funktionsweise ist allerdings noch völlig identisch.
Das Makro prüft, ob in einer Email das Wort Anhang vorkommt. Ist das der Fall, und es wird versucht die Email zu versenden, ohne dass ein Anhang angefügt wird, taucht eine Sicherheitsabfrage auf.
Das Makro zielt natürlich darauf ab, dass man innerhalb der Email auf den Anhang hinweist. (Bspw: “Siehe Anhang”). Benutzt man dafür ein anderes Schlüsselwort als Anhang, so ist die folgende Zeile entsprechend anzupassen:
intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “anhang”)
Insgesamt sieht das ganze Makro dann wie folgt aus:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim m As Variant
Dim strBody As String
Dim intIn As Long
Dim intAttachCount As Integer, intStandardAttachCount As Integer
On Error GoTo handleError
‘Edit the following line if you have a signature on your email that includes images or other files. Make intStandardAttachCount equal the number of files in your signature.
intStandardAttachCount = 0
strBody = LCase(Item.Body)
intIn = InStr(1, strBody, “original message”)
If intIn = 0 Then intIn = Len(strBody)
intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “anhang”)
intAttachCount = Item.Attachments.Count
If intIn > 0 And intAttachCount <= intStandardAttachCount Then
m = MsgBox(”Es scheint, sie wollten einen Anhang hinzufügen,” & vbCrLf & “Ihre Email enthält jedoch keinen Anhang.” & vbCrLf & vbCrLf & “Soll die Email trotzdem versandt werden?”, vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground)
If m = vbNo Then Cancel = True
End If
handleError:
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox “Outlook Attachment Reminder Error: ” & Err.Description, vbExclamation, “Interner Fehler innerhalb der Anhangerinnerung.”
End If
End Sub
Um das Makro zu installieren ist zunächst der Visual Basic Editor unter Extras -> Makros -> Visual Basic-Editor zu öffnen.
Dort ist dann unter Microsoft Office Outlook -> ThisOutlookSession doppelt anzuklicken.
Dort fügt man dann obiges Makro ein, und speichert. Eventuell sind noch die Sicherheitseinstellungen für Makros anzupassen. Unter Extras -> Makros -> Sicherheit -> Makrosicherheit muss die Makrosicherheit mindestens auf “Warnungen für alle Markos” gestellt sein, damit das Makro auch ausgeführt wird.
Bei der Verwendung des Makros ist noch zu beachten, dass Outlook Dateien in Signaturen als Attachments wertet. Sollten so also standardmäßig Attachments in den Emails vorkommen, ist die folgende Zeile entsprechend anzupassen, so dass nur auf weitere Anhänge geprüft wird:
intStandardAttachCount = 0
Fazit:
Ein kleines einfaches Makro mit großer Wirking. Vielen Dank an Mark Bird für dieses Stück Usability!
